Системы электронного документооборота

Добрый день!
Прошу поделится опытом своих компании по практическому применению программ по электронному документообороту. Если возможно плюсы и минусы, иные аспекты и моменты (удобство. простота использования, оптимальная цена и.т.п.).
Есть опыт работы с DIRECTUM. Отличная программа, но цена данного продукта стала очень высока.
Если в компании есть Outlook то на его базе также возможно электронное согласование, но в нем нет функционала специализированных программ.

Добрый день.
Посмотрите на СЭД "1С:Документооборот".
Настраивается очень гибко.
Согласование различных документов, в том числе договоров, спецификаций и т.д.
Возможность создания отчетов по исполнителям, подразделениям, компании в целом.

Здравствуйте. Поддержу решение 1С. Недорогое, легко адаптируемое, легко интегрируется с другими системами 1С и не1С. Помимо стандартных для СЭД функций, у нас там реализовано согласование тех.карт и номенклатур, согласование документов ТОиР. СТАР очень активно использует этот СЭД, у них ещё интереснее.

Добрый день!
А кто-то обращал внимание на замедление процессов, увеличение трудоемкости, после перехода на систему электронного документооборота (СЭД)? Принято считать, что это происходит только на первоначальном этапе. Потом, «научатся, освоятся, появится необходимый опыт», и все придет в норму. Но, если количество этапов на определенной операции увеличено вдвое, то надеяться, что пользователь резко увеличит скорость работы, чтобы скомпенсировать разницу – сомнительная перспектива.
Часто пишут, что после внедрения СЭД: «сократится время принятия управленческих решений, увеличится производительность труда за счет ускоренной обработки и согласования документов, повысится исполнительская дисциплина и, конечно, экономия за счет перехода на безбумажный документооборот».
Легко представить, сколько будет «ползти» бумажный документ, а электронный мгновенно окажется у адресата, и чем быстрее окажется, тем быстрее будет обработан/согласован/подписан и т.д.
Однозначно, СЭД есть благо и ничего кроме пользы, отчеты составляются – одно загляденье, быстро и точно. Согласен! Но если сравнить действия исполнителя и руководителя до внедрения и после внедрения СЭД, что получится?
Пример№1.
�?нициатор/исполнитель.
Бумажный документооборот:
• сотрудник создает документ в word или excel,
• распечатывает,
• относит на согласование/подписание руководителю,
• выполняет следующую задачу.
Электронный документооборот:
• сотрудник создает документ в word или excel,
• открывает СЭД,
• выбирает тип документа (список огромен. «Дерево» или «Поиск»),
• заполняет необходимые реквизиты, краткое содержание и т.д.,
• выбирает адресата (вероятно, будет предложен выбор из полного списка сотрудников родного предприятия, и не только родного…),
• заполняет список согласующих/подписывающих,
• прикрепляет текст word или excel,
• отправляет на согласование/подписание руководителю,
• выполняет следующую задачу.
Почему в этом перечне есть: «открывает СЭД, выбирает тип документа, заполняет необходимые реквизиты, краткое содержание, выбирает адресата, заполняет список согласующих/подписывающих, прикрепляет текст word или excel»? Потому что суммарные затраты времени в год, при нескольких сотнях исходящих документов, увеличились на несколько рабочих дней.
Да, про: «открывает СЭД» - почему не: «один раз вначале рабочего дня»? СЭД может бать реализована несколькими «контурами» (тремя). У каждого контура свой логин и пароль. Чтобы контролировать свою деятельность «в режиме реального времени», необходимо переключение между контурами. Несколько раз в день.
Работа руководителя:
Бумажный документооборот:
• руководитель получает бумажный документ,
• изучает,
• принимает решение (пишет резолюцию прямо на документе),
• отдает секретарю,
• выполняет следующую задачу.
Электронный документооборот:
По замыслу разработчика СЭД:
• руководитель получает уведомление о поступлении документа,
• открывает уведомление,
• из уведомления, переходит в основной документ,
• открывает вложение, чтобы понять, о чем речь (потому что адекватно составленное «краткое содержание» - это фантастика),
• изучает,
• выбирает из списка исполнителя,
• набирает текст резолюции,
• жмет кнопку «отправить»,
• выполняет следующую задачу.
В реальности (возможно не у всех так):
• секретарь руководителя получает уведомление о поступлении документа,
• открывает уведомление,
• из уведомления, переходит в основной документ,
• открывает вложение,
• распечатывает (сам документ и вложение),
• передает руководителю,
• далее, как в бумажном документообороте, отдает секретарю, который вносит резолюцию руководителя в СЭД,
• выполняет следующую задачу.
Пример№2.
Однажды возникла необходимость заключить 2,5 тысячи дополнительных соглашений к действующим договорам. Однотипных, по внесению определенного условия во все заключенные договоры. Один Сотрудник, с помощью word и excel справился с задачей (были созданы в электронном виде и готовы к печати) за 45 минут (!). �?спользовал собственную базу договоров в excel. Которую заполнял лично, и модифицировал, в зависимости от потребностей.
Если бы использовал отчет из СЭД, не справился бы и за… (затрудняюсь назвать срок, так как выгружаемый отчет из СЭД для пользователя, непригоден даже для быстрого просмотра, не то, чтобы для какой то аналитики средствами excel). Другой способ, состоит в методичном создании каждого документа отдельно, с кучей необходимых к заполнению полей в специальной форме. Возможно, наш Сотрудник не справился бы за год.
Напоследок. Хочется, все таки, чтобы разработчики и те, кто принимает решения, пришли к пониманию того, КАК (быстро, эффективно, безошибочно…) конечный пользователь создает ценность, зависит результативность предприятия. Почему то всем легко принять это понимание в производстве (цех, строительная площадка), в офисе – труднее (потом, скажут, а подумают: «есть проблемы позначительнее»). Только лишь папки расставляем в шкафу и лишнюю канцелярию убираем… Но офисные процессы не менее, а то и более длительны, чем производственные.
А пока, думаю так: повысить или оставить на прежнем уровне эффективность отдельного пользователя, СЭД не способны. Сократить срок доставки до адресата – плюс, самый большой. Повышение эффективности отчетности предприятия или подразделения – правдоподобно. Для решения форс-мажорных задач СЭД неприспособлены. СЭД, также обладают выдающимся талантом сопротивляться любым изменениям (оно и дорого).
О практическом опыте использования СЭД. В настоящее время, ежедневно используем в своей деятельности:
• Единая система документооборота, три контура;
• Единая система управления закупочной деятельностью, три контура;
• 1С;
• Система информационного обмена (С�?О);
• Система управления капитальным строительством, обязательна для одного из контуров;
• Система управления капитальным строительством инжиниринговой компании, призвана заменить С�?О и 1С, но пока, переходный период, существует совместно.

Это понятно! Универсальное решение имеет не только плюсы, но и минусы. �? чтобы заточить 1С под конкретную задачу - нужен специалист по 1С.
А если нужен специалист, то 1С для мелких задач не нужен, т.к. специалист по VBA просто на основе Word и Excel любые документы в любом количестве произведет за минуты.

Алексей Кузьмин (19 January 2018 - 04:32 PM) писал:

�?звестно разочарование многих понадеявшихся на всемогущество применяемых компьютерных сервисов. Это разочарование привело к пониманию того, что выигрыш появляется в результате избавления человека от выполнения повторяющихся операций.
�?з комментария А.Кузьмина видно, что СЭД избавляет от повторов только если документ рассылается по многим адресам и надо проконтролировать получение откликов.
Но, СЭД -- это не только массовая рассылка, но и архивирование документов; и другие операции.
Значит, для оценки желательности применения СЭД, надо (к примеру, методом мозгового штурма) составить перечень операций с документами. Далее -- выявить операции, кои осуществляются массовыми повторами. �? прокалькулировать-сравнить обычное-ручное выполнение этих операций с их выполнением посредством СЭД.

Казалось бы бесспорной является необходимость применения СЭД для архивирования документов. Но, что делать, если исчезает электричество?
Кстати, для архивов документов можно применять складской способ "адресного хранения".

Сообщение отредактировал Владимир Зонзов: 22 April 2023 - 02:21 PM