Внутрифирменные документы для развития производственной системы

Многие компании, начинающие развивать свою производственную систему, очень быстро приходят к пониманию - нужен пакет документов, регламентирующий ПС, из которых потом и складываются корпоративные правила и стандарты внедрения ПС. Это могут быть Декларации о Производственной системе, Положения о производственной системе, Положения о кайдзен-конкурсах, задачи по развитию ПС на определенные периоды, проектная документация по конкретным проектам, Положение об отделе развития ПС, должностные инструкции и т.д.

А какие основные документы развития ПС есть в Вашей компании? Что это за документы, для чего они? Кто их разрабатывает? Как они эволюционируют? От каких пришлось отказаться и почему?

У нас основные документы, регламентирующие развитие Производственной системы, это:

• Декларация о Производственной системе,
  
• Производственная стратегия компании,
  
• Цели Производственной системы (ежегодные, с декомпозицией до каждого подразделения),
  
• Положение о Комитете развития Производственной системы,
  
• материалы стратегических сессий Производственной системы,
  
• все без исключения Положения о подразделениях компании,
  
• должностные инструкции и требования к квалификации работников,
  
• инструкции, учебные, методические материалы и другие стандарты Производственной системы,
  
• Положения: о кайдзен-предложениях, об организации проектной деятельности, о мотивации участников,
  
• документация пилотных проектов корпоративного уровня и проектов распространения их результатов,
  
• документация проектов отдельных подразделений, карты потоков создания ценности,
  
• листы оценки и индивидуальные планы развития руководителей подразделений,
  
• листы оценки подразделений, материалы аудитов,
  
• выводы и предписания по результатам аудитов Производственной системы,
  
• отчеты о результатах развития Производственной системы, подтверждающие документы.

Ответы на вопросы по ПС и простые и сложные одновременно: простые - тк ничего сложного и заумного нет, а сложные - тк очень сложно реализовать. Не надо искать " манну небесную", что можно взять некий пакет документов внедрить и все будет супер. Это далеко не так. Документы сами рождаются по мере развития ПС, по мере осознания и глубины работы в направлении повышения эффективности процессов. Есть еще один тонкий момент, эти документы не должны быть константой, они должны очень быстро и оперативно проходить изменения и очень оперативно внедряться. Тк каждый новый проект открывает новые грани и это должно быть зафиксировано. Но фиксировать надо обязательно. (как я и говорил, ответ простой , реализация - сложная, но дорогу осилит идущий)

Все перечисленные документы разработаны и в нашей компании; задачи по развитию ПС мы составляем на год, проектная документация разрабатывается в зависимости от сроков и проблем, которые будет решать проект.
Должностные инструкции может разрабатывать как само подразделение, так и специалисты экономического отдела. У нас это происходит сообща, отделом вырабатываются функции персонала, необходимые для нормальной работы, а экономисты регулируют нагрузку и время исполнения.
Вообще любой внутрифирменный документ создается по мере необходимости. И так же по мере необходимости туда вносятся изменения.
Ни от каких документов отказываться не приходилось, потому что разрабатывали и внедряли только необходимые.

Тема внутрифирменной документации по бережливому производству несомненно является одной из важнейших. Дело в том, что без регламентирующих инструкций, положений и стандартов на предприятии невозможно внедрить и далее поддерживать ни одну серьезную программу. Однако одних документов недостаточно или, если более точно выразиться, нужна инфраструктура для внедрения системы бережливого производства.

В эту инфраструктуру органичным образом должны входить документы, сопровождающие интересующий нас процесс.

Что касается нашего предприятия, то оно относится к ГК «Росатом» и находится в периметре действия отраслевой производственной системы (ПСР). Из «центра» мы получаем методические рекомендации, которые задают схему внедрения.

К чисто заводским документам можно отнести:

• Положение о бюро ПСР.
  
• Заводской регламент по ПСР.
  
• Заводской годовой план по внедрению инструментов ПСР и программ улучшений.
  
• Положение о мотивации внедрения ПСР и усовершенствований (кайдзен).

Разработкой регламентирующих документов на предприятии занимается исключительно бюро ПСР, занявшее нишу исчезнувшего в период перестройки отдела НОТ. Мы как бы восстановили технологию оформления процесса внедрения новых программ и разработку сопровождающих документов.

На сегодня постоянно востребованным является регламент внедрения ПСР на предприятии. С его помощью проводится политика внедрения от ежедневных «часов ПСР» в цехах и отделах до ежемесячного итогового совещания у генерального директора.

К наиболее проблемным следует отнести положение о мотивации внедрения как инструментов ПСР, так и усовершенствований (кайдзен). В настоящее время мы разрабатываем положение об уполномоченных ПСР в цехах и отделах, которые должны работать по типу инженеров НОТ. Опыт работы этой категории работников еще сохранился.

На каждом предприятии своя инфраструктура и своя система документооборота. Если уже есть сертификация ИСО 9001, то намного проще интегрировать документы по бережливому производству в эту систему (по возможности, конечно). Например, мы прописали в Методике по документообороту требования к OPL (где и как регистрируются, где хранятся, как проводится инструктаж и т.д.) У нас небольшое предприятие и нет возможности выделить не то что отдел, а даже одного сотрудника фул-тайм для нормирования и ведения документооборота. Есть базовое положение "Кодекс системы повышения производительности", в расширенном формате - для менеджеров, в сокращенном в виде брошюры - для всех рядовых сотрудников. Но, прежде чем рисовать документы, важно выстроить систему и договориться о процессах, взаимодействии, коммуникациях. Если это сделано, выложить на бумагу не составляет особого труда - и здесь уже не важно, как называется тот или иной документ.

Пискун Елена (20 Декабрь 2013 - 03:39 ) писал:

Знаете, Елена, мы немного иначе относимся к Производственной системе, для нас она - не часть документооборота или стандарта, а, скорее - интерфейс взаимодействия остальных систем менеджмента, поэтому к ней - отдельные требования, и у нее - отдельные документы: это - как Панель управления в Windows или Dashboard в Mac'е. Производственная система - интегрирующая, и сертификация ISO 9001 почти не влияет на документы ПС.

Стандартизация является важнейшим необходимым условием успешности развертывания РПС.
Коллеги отлично описали перечень документации используемых в их успешных компаниях. Я хотел бы привести свой перечень документации:
1. Миссия ПС - немного необычный документ, который я начал применять лишь тройку лет назад. Тем не менее, он очень важен, является квинтэссенцией ПС и продолжением миссии компании. Например, в ГК "МаВР" (моем крайнем проекте) она звучала так: "Совершенствовать деятельность людей, вовлекая их в процесс поиска, анализа, разрешения и предотвращения проблем" (для меня это стало определением Бережливого производства как такового).
2. Цели ПС. Здесь следует оговориться. В целом цели ПС в моем опыте не выделяется отдельно... Они являлись часть стратегии развития бизнес единиц. Стратегические карты формировались по методу Сбалансированной системы показателей, поэтому в единой модели описывались финансовые, клиентские, процессные (именно в этом разделе цели ПС) цели, и цели по развитию людей (так же имелась часть связанная с Лин Шесть сигма).
3. Политика управления программой РПС. Чрезвычайно важный документ. В моем случае описывает следующее: критерии эффективности программы РПС (отличаются от целей), ключевые принципы управления программой РПС (как аналогию можно привести пример 14 принципов Toyota или принципы Деминга). Является отправной точкой для организации всех процессов РПС.
4. Стратегия ПС. Так же являлась частью общей стратегии бизнес единицы, разделом в общем плане.
5. Тактика ПС. Является более подробным развитием стратегии и описывает перечень задач на ближайший год.
6. План проектов на квартал - описывает конкретные действия по решению задач РПС, направленных на достижение целей.
7. Целевая программа РПС. Документ описывающий основные принципы применения, методологию, план развертывания отдельных инструментов ПС, например в ГК "МаВР" было 9 целевых программ:
7.1. Стандартизация.
7.2. Всеобщая эксплуатационная система.
7.3. 5с и Визуальный менеджмент.
7.4. Картирование потока создания ценности.
7.5. Тотальное управление качеством.
7.6. Статистические методы управления.
7.7. Развитие социально-бытовых условий труда.
7.8. Повышение безопасности труда и окружающей среды.
7.9. Управление проектами.
8. Регламент бизнес-процесса "Управление проектами РПС", в рамках которого описываются иные документы, например: планы проектов, карты проектов, уставы проектов, отчеты, запросы и т.п.
9. Регламент бизнес-процесса "Работа с предложениями сотрудников".
10. Учебная программа, положения, регламент по обучению и аттестации сотрудников по РПС.
11. Положения и регламенты работы сетевых структур РПС, например, это могут быть: комитет РПС, советы и группы непрерывного совершенствования, кружков качества и т.п.
12. Комплекс визуальных инструментов управления по РПС, прежде всего стендов, с описанием показателей эффективности, целей, планов и т.п.

Вот такой набор ключевых документов по РПС я применяю в своей практике.