Сообщество производственных менеджеров

Добрый день!

У меня такая проблема: в прошлом году мы составляли план-график аудитов вручную, и каждому аудитору выпадал один департамент. На данный момент у нас 10 аудиторов и необходимо провести аудиты в каждом отделе подразделения, но в каждом подразделений разное количествово отделов. Мне необходимо равно распределить отделы между сотрудниками, чтобы каждому аудитору досталось равное количествово внутренних аудитов. Я пытался распределять аудиты вручную, но скоро начинаю путаться. Если ли программа, которая бы составляла автоматический план график внутренних аудитов?

Я использую для "верстки" графика MS Project. Позволяет равномерно распределить нагрузку и избежать накладок. Ну а диаграмма Ганта (базовый способ отображения плана) - довольно наглядна для аудиторов.

Наше предприятие внедрило СМК год назад, сразу хочу сказать, что к сертификации мы отнеслись серьёзно, для нас это не просто бумажка. На сегодняшний день рассуждаем о возможности автоматизации процесса подготовки к проведению внутреннего аудита. Рассматривали несколько программ, за несколько дней изучения демо-версии выяснили следующее:

• - есть возможность распределения доступа к аудитам и задачам аудита (каждый аудитор видит свои задачи и заполняет специальную форму, ведущий аудитор - контролирует);
  
• - есть автоматическое формирование графика аудитов;
  
• - есть возможность генерации отчёта о выполнении внутреннего аудита и плана аудита;
  
• - ведётся учёт несоответствий и их устранения;
  
• - есть встроенная система документации с распределением доступа (удобно складывать сгенерированные документы и отчёты по аудиту);
  
• - в качестве бонуса есть функциональность по построению бизнес-процессов и генерации руководства по качеству на основе шаблонов;

Интересно, после такой автоматизации не будет ли проблем при прохождении очередного аудита от сертификационного органа?

А о какой автоматизации идет речь? План аудита и отчет по аудиту, никакая программа за аудитора не напишет.

Понятно, что программа не может заменить человека, в данном случае речь ведётся скорее об автоматизации рутинной работы. К примеру, программа позволяет запланировать проведение аудитов, распределить за них ответственность, выбрать объект аудита из базы данных (должность из оргструктуры, построенный бизнес-процесс, документ из встроенной системы документации), обозначить цель, выбрать пункт стандарта из ISO 9001:2008 (уже встроенный в программу) и т.д. Затем, когда каждый аудитор заполнит свою карточку, программа автоматически сформирует необходимый пакет документов: отчёты по проведенным аудитам, график проведения аудитов и т.д. Также очень удобно видеть статусы, какие аудиты проведены, какие несоответствия были выявлены, как они устранялись и т.д. При этом программу можно использовать по сети, каждому аудитору настроить доступ к его аудитам. Мне кажется, что это значительно удобнее, чем заполнять распечатанные листы и плодить макулатуру. Естественно, что для того чтобы сгенерировать отчёт, необходимо заполнить много полей в карточке и программа сама этого не сделает, но в данном случае идёт речь лишь о том, что так удобнее и быстрее, по крайней нам так показалось.

Автоматизация хороша а том случае, когда массивы хотя бы процентов на 70 автоматически заносятся в программу.

Написать приложение для аудитора на основе стандартных таблиц не составляет труда для пары нормальных программистов, сделать его возможным для работы на гаджете - так же не проблема, сделать аналитическую сводную таблицу, связанную с проектным планом-графиком туда же. В общем не надо бояться автоматизации - особенно во времена высоких технологий.